Saber o significado de algumas expressões é primordial:

• documentação técnica: compreende o programa ou os trechos do programa (código-fonte) e outros dados considerados suficientes para caracterizar sua criação independente;
• documentação formal: compreende a documentação que fará parte do processo administrativo, a saber:
  • o formulário de pedido de registro preenchido;
  • guia eletrônica paga;
  • procuração, se houver;
  • se o detentor dos direitos patrimoniais não for o autor, documentos probatórios da transferência desses direitos, que podem ser: contrato de trabalho ou de prestação de serviços, vinculo estatutário ou um termo de cessão; 
  • se for derivação ou modificação de outro programa de computador, autorização do titular deste programa, com identificação do programa, e limite desta se houver;
  • nos casos previstos no artigo 2º da Resolução INPI 58/98, a documentação referente a obras de outras naturezas, também  constará desta documentação formal.
• invólucros: são dobraduras nas quais a documentação para o registro dos programas de computador é entregue ao INPI. Estas compreendem dois envelopes onde deve ser colocada a documentação técnica impressa em folhas A4. Em cada envelope podem ser colocadas até sete folhas e estas devem ser dobradas ao meio. A documentação formal é colocada no invólucro, fora dos envelopes.
• OS INVÓLUCROS SÓ ESTÃO DISPONÍVEIS NO INPI. CASO A SUA CIDADE SEJA LONGE DE UMA REPRESENTAÇÃO DO INPI, A GUIA DE RETRIBUIÇÃO PAGA DEVERÁ  SER ENVIADA À SEDE DO INPI, PARA QUE OS INVÓLUCROS SEJAM ENVIADOS A VOCÊ.
• Antes de fazer o pedido de registro é necessário saber quantas folhas impressas de documentação técnica serão entregues para o depósito de seu pedido, pois a retribuição do serviço tem como base o número de invólucros que serão utilizados e cada invólucro comporta até sete folhas (tipo A4).
  
  O Registro

• Emitir  e pagar a Guia Eletrônica, na opção "Guia de Recolhimento da União" (é preciso saber a quantidade de invólucros necessária);
• Preencher o formulário "Pedido de Registro de Programa de Computador".
  Deve-se observar que o exame para emissão do Certificado é formal e, conseqüentemente, as formalidades são importantes. Assim, todos os campos devem ser preenchidos e deve-se fornecer sempre o número do CPF ou CNPJ, mesmo para procuradores;
• Entregar no INPI (Sede, Divisões Regionais, Representações) ou enviar por correio os invólucros fechados, observando que os dois envelopes, que fazem parte do invólucro, também devem estar fechados;
• Ao receber de volta os envelopes com a documentação técnica, já numerados, observar que estes devem ser mantidos lacrados (sigilo);
• A notificação do resultado do exame da documentação formal será publicada na RPI. Este resultado será enviado ao usuário por correio;
• O prazo para cumprimento de exigências que ocorram quando do exame de registrabilidade é de sessenta dias a contar do recebimento da carta enviada pelo INPI;
• A partir da notificação do deferimento do pedido pela publicação na RPI, corre o prazo de sessenta dias para interposição de recurso por parte de terceiros com relação à documentação formal.

Aspectos importantes do preenchimento:

• O criador é sempre uma pessoa física;
• O formulário "Registro de Programa de Computador - Continuação" deve ser utilizado sempre que os espaços apresentados no Formulário de "Pedido de Registro de Programa de Computador" não forem suficientes;
• Devem ser citados todos os criadores e titulares, explicitando todos os dados cadastrais dos titulares e dos criadores;
• Se o titular é distinto do criador, deve ser apresentado documento comprobatório de vínculo empregatício, estatutário, de prestação de serviço (Lei 9.609/98, artigo 4º) ou documento de cessão;
• O documento de cessão deverá explicitar os direitos objeto da cessão, se esta é total ou parcial, as condições de tempo e lugar e as condições de remuneração (Lei 9.610/98, artigo 50, § 2°). Deverá, também, conter as assinaturas do cedente e cessionário e, caso seja entre pessoas física e jurídica, deverá ser apresentado o contrato social, evidenciando os poderes do cessionário para tal ato;
• Caso seja apresentada uma cópia da procuração original, esta deverá ser autenticada;
• O CPF do procurador deverá ser citado;
• Mesmo que o criador seja sócio ou dono da empresa, deverá ser apresentado um documento de cessão da pessoa física para a pessoa jurídica;
• O título do programa de computador só será protegido se não for descritivo e nem evocativo da função executada;
• Se o título do programa pode ser abreviado, deverão ser apresentadas as duas formas de escrita, tal como: CCA – Controle de Caixa Automático, em toda a documentação formal;
• O título original refere-se ao título do programa que se fez uma modificação tecnológica ou derivação, se este não é o caso, não escreva nada neste campo.